Положение об архивном хранении документов Саморегулируемой организации – межрегионального отраслевого объединения работодателей «Союз «проектировщиков инфокоммуникационных объектов «ПроектСвязьТелеком»

Подробности

Создано 15.05.2017 13:08

Скачать Положение с Приложениями

УТВЕРЖДЕНО
Советом  СРО Союз
«ПроектСвязьТелеком»
Протокол  от 05.05.2017г. № 14-17

Приложение № 3

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Положение об архивном хранении документов Саморегулируемой организации –межрегионального отраслевого объединения работодателей «Союз проектировщиков инфокоммуникационных объектов «ПроектСвязьТелеком» (далее Положение) регулирует вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного хранения Саморегулируемой организации –межрегионального отраслевого объединения работодателей «Союз проектировщиков инфокоммуникационных объектов «ПроектСвязьТелеком» (далее Союз).
1.2. Настоящее Положение разработано на основе и в соответствии с требованиями Градостроительного кодекса Российской Федерации от 29.12.2004г. N190-ФЗ, Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, Федерального закона Российской Федерации «О саморегулируемых организациях» от 01.12.2007г. N315-ФЗ, «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Минкультуры от 31 марта 2015 г. № 526, Устава и внутренних документов Союза.
1.3 Действие Положения распространяется на все документы, которые содержатся в документообороте Союза.
1.4. Функции по организации архивного хранения документов в Союзе вменяются подразделению, ответственному за ведение делопроизводства в Союзе – Общему отделу, а бухгалтерских документов - Бухгалтерии.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ, И СРОКИ ИХ ХРАНЕНИЯ

2.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Союза, составляют документальный фонд, который создается путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел.
2.2. Часть документального фонда составляет архивный фонд Союза и включает в себя следующие документы, подлежащие архивному хранению:
- законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности Союза и его подразделений;
- законченные делопроизводством документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности Союза и его подразделений;
- законченные делопроизводством документы по личному составу.
2.2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет включительно архивным фондом не являются, передаче в архив не подлежат, за исключением дел по личному составу. Они хранятся в структурных подразделениях Союза и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в соответствии с актами.
2.3. Сроки хранения документов Союза определяются «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 и Федеральным законом Российской Федерации «О саморегулируемых организациях» от 01.12.2007г. N315-ФЗ, указываются в номенклатуре дел Союза, которая утверждается Генеральным директором.
2.4. Союз обязан хранить дела членов Союза, а также дела юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, членство которых в Союзе прекращено. Указанные дела подлежат постоянному хранению на бумажном носителе и/или в форме электронного документа (пакета электронных документов), подписанного Союзом с использованием квалифицированной электронной подписи.
2.5. В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или следственных и судебных дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.
2.6. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
2.7. Хронологическими границами архивного фонда Союза являются даты его создания и ликвидации.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛ, ПРИНИМАЕМЫХ В АРХИВ

3.1. Оформление дел Союза (Администрации, по личному составу) проводится работниками Общего отдела, дел структурных подразделений – работниками подразделений, в обязанности которых входит оформление и формирование дел, при методической помощи Общего отдела. За оформление и формирование дел Бухгалтерии отвечает Главный бухгалтер.
3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела (в каждом томе дела не должно быть более 250 листов);
- составление внутренней описи документов;
- составление листа-заверителя;
- оформление обложки дела с внесением необходимых реквизитов.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: допускается не производить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные описи не составлять.
3.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона (папку с твердой обложкой) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) скрепления (скрепки, булавки, скобы) из документов удаляются.
3.5. При наличии в деле электронных носителей документов (цифровые компакт-диски, флэш-накопители), невостребованных личных документов (удостоверения, трудовые книжки, военные билеты) эти документы вкладываются в конверт/футляр, который подшивается в дело.
Передача текстовых электронных документов для архивного хранения в Союзе, являющихся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF. На вкладыше, помещаемом в футляр/конверт единицы электронного носителя, указывается:
- наименование организации;
- номер дела по номенклатуре;
- год;
- наименование документа;
- номер описи.
3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме обложки, листа внутренней описи и листа-заверителя) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов.
3.7. Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 1), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах или количестве листов дела.
Во внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.
3.8. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 2). В нем указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, указываются особенности нумерации листов дела и состояния документов (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, поврежденных листов). Лист-заверитель подписывается его составителем.
Если дело подшито и переплетено без бланка листа-заверителя или если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то лист-заверитель наклеивается на внутреннюю сторону обложки в конце дела.
3.9. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 3), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, крайние даты, архивный шифр дела (тома) по годовому разделу сводной описи дел. При изменении наименования Союза (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование Союза, а прежнее наименование заключается в скобки.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год (дата) заведения и год (дата) окончания дела. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датам личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела является количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела.
3.10. Перед сдачей оформленных дел в архив Союза на них составляются архивные описи, и в соответствии с которыми документы передаются в архив.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Союза, которую готовит работник Общего отдела и по которой впоследствии дела будут передаваться на постоянное хранение.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, характерные для Союза (дела членов СРО, протоколы аттестации членов СРО и т.п.).
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 4, 5, 6, 7) в трех экземплярах на бумажных носителях и в электронном виде. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером).
Порядок присвоения номеров описям структурных подразделений:
- Администрация: - дела постоянного хранения – № 1/год/Адм;
  - дела временного (свыше 10 лет) хранения – № 2/год/Адм;
- Общий отдел: - дела постоянного хранения – № 1/год/ЛС;
  - дела временного (свыше 10 лет) хранения – № 2/год/ЛС;
- Экспертный отдел: - дела постоянного хранения – № 1/год/ЭО;
  - дела временного (свыше 10 лет) хранения – № 2/год/ЭО;
  - дела членов СРО (постоянное хранение) - № 3/год/ЭО;
- Технический отдел - дела постоянного хранения – № 1/год/ТО;
  - дела временного (свыше 10 лет) хранения – № 2/год/ТО.
- Бухгалтерия - дела постоянного хранения - № 1/год/Бух;
  - дела временного (свыше 10 лет) хранения – № 2/год/Бух.
Графа описи дел Примечание используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий, электронных носителей в деле и т.п.
В конце описи после последней описательной статьи заполняется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных или пропущенных) номеров.
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и заверяется руководителем структурного подразделения.
В описи также указывается лицо передавшее документы на хранение в Архив и лицо, принявшее указанные документы на архивное хранение.
3.11. В период подготовки и передачи дел на архивное хранение работнком Общего отдела проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел Союза. При приеме электронных носителей документов все они проверяются на воспроизводимость, физическое и техническое состояние носителей.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
3.11. На основании описей дел структурных подразделений работником Общего отдела составляется годовой раздел сводной описи дел Союза по установленной форме (приложение № 8). После внесения в сводную опись записей о поступлении дел составляется итоговая запись. Учетная база данных документов Союза в виде сводной описи документов ведется в Союзе в электронном виде. Учетные описи дел архивных документов (описи структурных подразделений, сводная опись дел Союза) предназначаются для служебного пользования и на руки не выдаются.

4. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИХ СОХРАННОСТИ

4.1. Организация хранения документов Союза обеспечивается Генеральным директором Союза, хранение документов допускается только с помощью бумажных и оптических информационных носителей/флэш-накопителей. Организация хранения документов, образовавшихся в процессе деятельности структурных подразделений Союза, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений Союза.
4.2. Хранению в Архиве подлежат подлинники документов Союза, отдельные документы членов Союза могут быть предоставлены в виде заверенных копий (Устав, Свидетельства, трудовые книжки и т.п.). В случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения (приложение № 9). Указанный акт приобщается к копии документа и хранится вместе с ней. Акт должен быть утвержден Генеральным директором Союза, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета или отчетности - также Главным бухгалтером Союза.
4.3. Наиболее важные документы Союза (Устав, свидетельства о регистрации, трудовые книжки и т.п.) должны храниться в сейфе начальника Общего отдела.
4.4. Все остальные документы Союза должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
4.4.1. Подлежащие хранению документы до передачи их в Архив Союза хранятся в рабочих кабинетах по месту нахождения офиса исполнительного органа Союза.
4.4.2. Архивные документы Союза с целью обеспечения их сохранности должны быть размещены в специально отведенном для этой цели помещении (Архиве) и располагаться в систематизированном порядке в закрывающихся металлических шкафах. Помещение Архива должно быть изолированным, отапливаемым, проветриваемым, электропроводка должна быть скрытой, в нем должны быть установлены пожарная сигнализация и средства пожаротушения. Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей (штор, жалюзи). Помещение Архива или всё помещение офиса должно быть оборудовано охранной сигнализацией.
В помещении Архива запрещается применение огня, нагревательных приборов. Помещение Архива должно содержаться в чистоте.
4.4.3. Охранный режим помещения Архива обеспечивается следующим образом:
- порядком доступа в помещение Архива: в течение рабочего дня помещение Архива должно быть закрыто на ключ, а в конце рабочего дня опечатываться;
- порядком доступа в помещение офиса:
* в рабочее время ограничение порядка доступа в офис Союза несанкционированных лиц обеспечивается обязательным соблюдением мер пропускного режима на территории арендодателя (по пропускам), установлением видеодомофона при входе в помещение офиса;
* в нерабочее время: помещение офиса закрывается на ключ, который сдается во вневедомственную охрану арендодателя, помещение ставится на сигнализацию.
4.4.4. Для защиты документов в помещении Архива применяются закрывающиеся металлические шкафы, а в кабинетах руководства Союза, начальников подразделений – сейфы.
Архивные документы постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения, документы по личному составу размещаются в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения: переплетов, папок, коробок, футляров и т.п., а документы временного хранения - в связках.
4.4.5. Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке. С целью систематизации документов архивного хранения группы документов по разным вопросам и разных подразделений следует хранить раздельно (в отдельных шкафах), а с целью упорядочения размещения документов шкафы и полки в них нумеруются сверху вниз, слева направо. Единицы хранения должны быть внесены в описи в порядке, обеспечивающим учет, поиск и использование архивных документов.
4.4.6. Единицы хранения архивного фонда Союза систематизируются в соответствии со следующими признаками:
- структурный (принадлежность к структурному подразделению);
- хронологический (по периодам и датам);
- функциональный (с учетом функций Союза);
- номинальный (по видам и разновидностям документов в соответствии с номенклатурой).
4.5. Доступ в помещение Архива Союза имеют:
- к делам членов Союза – работники Экспертного отдела;
- к архивным документам Союза, архивным документам по личному составу, архивным документам членов Союза – работники Общего отдела;
- к бухгалтерским архивным документам – работники Бухгалтерии.
4.6. Использование архивных документов осуществляется для обеспечения законных прав и интересов граждан, для применения информации архивных документов в деловых или производственных целях, для исполнения законодательства Российской Федерации.
4.6.1. Дела архивного хранения выдаются:
- работникам структурных подразделений Союза;
- судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- иным пользователям по письменному заявлению (в соответствии с законодательством Российской Федерации, с разрешения Генерального директора Союза).
4.6.2. Дела архивного хранения выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:
- одного месяца для использования работниками Союза и иными пользователями;
- шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам;
Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование допускается в особых случаях с разрешения Генерального директора Союза.
4.6.3. Выдача документов или дел архивного хранения оформляется следующими документами:
- письменными заявками на выдачу дел (приложение № 10);
- расписками на получение дел для работников Союза (приложение № 11);
- актами о выдаче дел во временное пользование сторонним организациям (приложение № 12).
Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой выдается получателю. Акт подписывается Генеральным директором и руководителем организации-получателя. Подписи руководителей заверяются печатями. После возвращения дел в двух экземплярах акта проставляется соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в Общем отделе Союза.
При выдаче дел архивного хранения на место выданного дела, подкладывается карта-заместитель (приложение № 13), в которой указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись должностного лица, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела карта-заместитель изымается.
Электронные документы выдаются в виде электронных копий или копий на бумажных носителях (при необходимости копия заверяется в установленном порядке).
Исполненные заявки хранятся до истечения сроков их хранения или осуществления проверки наличия и состояния дел.
Выданные документы/дела архивного хранения до их возврата в Архив должны храниться в закрывающихся шкафах/сейфах структурных подразделений Союза.
4.6.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Генерального директора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника.
4.7. Учет архивных документов Союза является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
4.7.1. Учету подлежат все архивные документы Союза, а также описи дел документов. Учет производится путем присвоения архивным документам учетных номеров, являющихся частью архивного шифра. Архивный шифр состоит из номера архивного фонда (присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов Союза на архивное хранение) и номеров архивной описи, единицы хранения.
4.7.2. Основными учетными документами в архиве Союза являются:
- реестр дел/документов архивного фонда Союза (ведется в электронном виде, форма реестра приведена в приложении № 14);
- сводная опись дел архивного фонда Союза (ведется в электронном виде);
- описи дел структурных подразделений;
- заявки, расписки и акты на выдачу дел/документов.
4.7.3. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:
- сдаточные описи структурных подразделений;
- сводная номенклатура дел Союза;
- акты приема-передачи документов из одного подразделения в другое;
- акт об утрате документа;
- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 15);
- акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 16);
- расписки и акты выдачи и возврата дел.
4.8. Проверка наличия, состояния документов, физического состояния носителей электронных документов и их воспроизводимости проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их в соответствующий архив.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся:
* после перемещения дел в другое помещение;
* после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
* при смене лица, ответственного за архивное хранение;
* при реорганизации или ликвидации Союза.
4.8.1. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов Союза выявляется следующее:
- фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;
- недостатки в учете документов;
- отсутствующие документы;
- документы, требующие реставрационно-профилактической обработки;
- документы, требующие перезаписи на другие электронные носители.
4.8.2. Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его подразделений, делопроизводственных индексов, дат, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Факт выдачи дел подтверждается записями и актами выдачи дел и, при наличии таких записей, дела считаются имеющимися в наличии.
Результаты проверки и все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.
Проверка считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы Архива.
4.9. В случае установления изменения физического состояния носителей электронных документов по решению Генерального директора должна проводиться работа по их перезаписи на новые носители. При необходимости преобразования программно-аппаратной среды проводится перезапись электронных документов в новые форматы.
4.10. В случае исключения сведений о Союзе из государственного реестра саморегулируемых организаций:
- документы Союза постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу передаются по акту в соответствующий государственный архив;
- документы членов Союза, а также юридических лиц, членство которых в Союзе прекращено подлежат передаче в соответствующее Национальное объединение саморегулируемых организаций, членом которого Союз является.
 Если государственный архив отказывается принять документы, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников Союза, место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
4.11. Союз на правах собственника находящихся или подлежащих хранению документов имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему документах, а также делать копии документов для любых законных целей и любым законным способом, не допуская нарушения конфиденциальности персональных данных и разглашения коммерческой тайны Союза.

5. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Документы с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) и документы временного хранения передаются на архивное хранение только после проведения экспертизы ценности.
5.2. Целью экспертизы ценности документов в Союзе является:
- отбор документов для включения в состав архивного фонда Союза;
- выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению (независимо от видов носителей и способов записи);
Без проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.
5.3. Для проведения экспертизы ценности документов в Союзе создается постоянно действующая экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Решения ЭПК и проекты рассматриваемых ей документов вступают в силу только после их утверждения Генеральным директором Союза. Экспертно-проверочная комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
5.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения путем полистного просмотра дел.
5.5. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится только после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

6. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

6.1. Акты о выделении документов к уничтожению составляются на дела одного конкретного структурного подразделения Союза, подписываются членами ЭПК и утверждаются Генеральным директором Союза.
6.2. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов к уничтожению, отделяются от остальных дел и хранятся до их уничтожения в специально отведенном месте.
6.3. Акты об уничтожении документов вместе с описью уничтоженных дел хранятся в Архиве Союза постоянно в специально формируемом деле.
6.4. Уничтожение документов и дел, выделенных к уничтожению, производится путем сжигания, дробления или измельчения на бумагорезательных машинах, механического повреждения (электронные носители).
6.5. Документы и дела с грифом «коммерческая тайна» уничтожаются комиссией в составе не менее трех человек.

7. ФУНКЦИИ РАБОТНИКОВ ОБЩЕГО ОТДЕЛА ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ СОЮЗА

7.1. Функции Общего отдела по осуществлению архивного хранения документов Союза:
- проверяет формирование и оформление дел при сдаче их на архивное хранение;
- принимает (не позднее чем через 5 лет после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы структурных подразделений Союза;
- составляет и представляет (не позднее чем через 5 лет после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
- осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
- организует, ведет учет и контроль за использованием документов архивного хранения (информирует руководителей и должностных лиц Союза о составе, содержании документов архивного хранения; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);
- участвует в работе ЭПК Союза;
- уничтожает в установленном порядке документы;
- оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений, формировании и оформлении дел в делопроизводстве, а также в подготовке дел к архивному хранению;
- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации должностных лиц, занимающихся архивным хранением документов;
- по запросу представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
- подготавливает и в установленном порядке передает документы Союза на хранение в соответствующий государственный архив и в соответствующее Национальное объединение проектировщиков, членом которого Союз является.

8. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

8.1. Работники Союза, ответственные за прием документов в Архив, их учет и сохранность, имеют право:
- контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях Союза, о результатах проверок докладывать своему административному руководителю, а также руководителям Союза, курирующим работу проверяемых структурных подразделений;
- возвращать исполнителям на доработку дела, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями (регламентами) требований;
- запрашивать у руководителей структурных подразделений Союза информацию, необходимую для выполнения контрольных, производственных и иных функций по архивному хранению документов Союза;
- вносить руководителям Союза предложения по совершенствованию методов работы с архивными документами Союза;
- привлекать специалистов подразделений к подготовке проектов методических документов по вопросам архивного хранения документов и ведения делопроизводства Союза;
- участвовать в оперативных совещаниях Союза при рассмотрении вопросов архивного хранения документов.
8.2. Руководитель Общего отдела несет ответственность за осуществление требований, предусмотренных настоящим Порядком.
8.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность других должностных лиц определяются должностными инструкциями (трудовыми договорами).
9. Неотъемлемой частью настоящего Положения являются:

Приложение № 1 — Внутренняя опись документов, находящихся в деле

Приложение № 2 — Лист-заверитель

Приложение № 3 — Обложка дела

Приложение № 4 — Опись дел постоянного хранения

Приложение № 5 — Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение № 6 — Опись дел по личному составу

Приложение № 7 — Опись дел на электронных носителях

Приложение № 8 — Сводная опись дел

Приложение № 9 — Акт об утрате документов

Приложение № 10 — Заявка на выдачу документов архивного хранения

Приложение № 11 — Расписка в получении архивных документов

Приложение № 12 — Акт о выдаче документов во временное пользование

Приложение № 13 — Карта-заместитель дела

Приложение № 14 — Реестр дел/документов архивного фонда

Приложение № 15 — Акт об уничтожении документов и дел, не подлежащих хранению

Приложение № 16 — Акт о неисправимых повреждениях архивных документов

10. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

10.1. Настоящее Положение, решения о внесении в него изменений и дополнений вступают в силу по истечении 10 (десяти) дней с момента утверждения Советом Союза.
10.2. Если в результате изменения законодательства и нормативных актов Российской Федерации отдельные статьи настоящего Положения вступают в противоречие с ними, эти статьи считаются утратившими силу и до момента внесения изменений в настоящее Положение работники Союза руководствуются законодательством и нормативными актами Российской Федерации.